Sensus uppgift är att skapa bra folkbildningsverksamhet för deltagare och de föreningar och organisationer vi samarbetar med. Som studieförbund ska vi också leva upp till våra bidragsgivares krav och statens mål med folkbildningen. Ett systematiskt och strukturerat kvalitetsarbete är viktigt för att vi ska vara säkra på att vi gör rätt saker på rätt sätt, men också för att ge oss möjlighet att utveckla och förbättra vår verksamhet och våra rutiner.

Förbundsstyrelsebeslut om extra satsning på kvalitet

Ett flertal incidenter inom studieförbundsvärlden under de senaste åren har lett fram till att villkoren för olika bidrag skärpts och kraven på internkontroll ökat. Många åtgärder har vidtagits, både hos oss på Sensus och gemensamt mellan alla studieförbund.

Efter att Sensus förbundsstyrelse i mars 2021 fattat beslut om en extra satsning på kvalitetsarbete har arbetet intensifierats och flera förbättringar har genomförts. Idag har Sensus ett robust kvalitetsledningssystem som lägger fokus på processorienterade arbetssätt och som gör det tydligt vilka processer som ska vara lika inom hela Sensus. Vi har påbörjat arbetet med att skapa riskregister i alla delar av organisationen, en förutsättning för att vårt arbete med att hantera risker blir både systematiskt och återkommande.

Antikorruptionspolicy, visselblåsning och synpunktshantering

I arbetet med att förebygga eller upptäcka brister i verksamheten har tre aktiviteter prioriterats under året. Antikorruptionspolicyn tydliggör vår nolltolerans mot alla former av korruption, både i den egna verksamheten och i relation till dem vi samarbetar med. Med ett gediget visselblåsarsystem har vi nu ett bra stöd för att hantera tips från medarbetare, förtroendevalda och arbetssökande som inte fångas upp i våra normala rutiner. Visselblåsartjänsten ger lagligt skydd för den som har en arbetsrelaterad relation till Sensus. Som ett komplement har också en rapporteringskanal för synpunkter och klagomål från externa parter lanserats.

Sammantaget gör dessa tre åtgärder att vi dels får bättre förutsättningar att undvika att fel uppstår, dels får möjlighet att agera om det skulle visa sig att det misstänks förekomma överträdelser av ramverk, ekonomiska oegentligheter eller felaktig användning av bidrag. Det kan även ge oss konkreta tips och idéer på hur vi kan utveckla och förbättra verksamheten.

Internkontroll

En väl fungerande intern kontroll är en viktig grund för en stabil och tillförlitlig verksamhet. Vi har under året ytterligare stärkt processen kring den del av internkontrollen som har koppling till stats-, region- och kommunbidrag. Sensus internkontroll består av rimlighetskontroller, risk- och väsentlighetsanalyser, löpande kontroll och egenkontroll, efterkontroll samt registerbaserade kontroller och intygande av revisorer.

Den interna kontrollen innebär att all statsbidragsberättigad verksamhet kontrolleras i en systematisk process utifrån fastställda rutiner. Verksamheten kontrolleras dels löpande och vid fastställda tidpunkter under året, dels efter avslutat verksamhetsår. Med stöd av riskanalyser och rimlighetskontroller granskas varje arrangemang för att kontrollera att rapporteringen av bland annat studieplaner, deltagare och ekonomiska underlag är korrekt. Tillsammans med branschorganisationen Studieförbunden i samverkan arbetar vi proaktivt med att upptäcka brister och felaktigheter, bland annat genom att samköra närvarolistor för att upptäcka dubbelrapporteringar samt genom att all närvarorapportering sker digitalt med bank-id som verifiering.

Alla medarbetare och ledare i Sensus ska vara väl insatta i statens folkbildningsmål, vad som gäller för verksamhet med statsbidrag och de värderingar som uttrycks i Sensus identitet. För att hålla kunskapen levande och aktuell genomför vi interna utbildningar, för löpande dialog, använder vår samlade erfarenhet och lär av varandra. När vi ställs inför frågor som rör etik- och gränsdragning tar vi hjälp av den samlade kompetens som finns i Sensus kvalitets- och etikgrupp. Där förs fortlöpande samtal om hur villkor ska tolkas och vad som är god folkbildning för Sensus.

Riksförbundet har under året även samlat ledamöter, valberedare och verksamhetsrevisorer inom Sensus till digitala utbildningstillfällen. Likaså har gemensamma riktlinjer som stöd till valberedare och verksamhetsrevisorer utarbetats.